Wer kann einen Termin übernehmen, wenn jemand ausfällt?
Warum bei einer Vertretung Projektzugehörigkeit, Arbeitsrhythmus, Abwesenheiten und bestehende Termine gemeinsam geprüft werden.
Entwicklungsbeginn laut Projekthistorie. Beitrag vom ; beschrieben ist der aktuelle Funktionsstand.
Frei im Kalender reicht für eine Vertretung nicht aus
Wenn eine Abwesenheit mit einem bereits vereinbarten Termin kollidiert, liegt die Frage nach einer Vertretung nahe. Der Termin darf aber nicht einfach an irgendeine Person weitergereicht werden, die zu dieser Uhrzeit noch keinen Eintrag im Kalender hat. Sie muss zum Beratungsprojekt gehören und den fachlichen Zusammenhang kennen.
Die Auswahl beginnt beim Projekt
Bei der Suche nach einer Vertretung zeigt Flexi-Planner deshalb Personen aus demselben Partner und Projekt an. Die abwesende Person selbst scheidet aus. Auch beim späteren Übernehmen wird noch einmal geprüft, ob die ausgewählte Person tatsächlich zu diesem Projekt gehört. So wird ein Termin nicht nur wegen einer freien Lücke im Kalender an einen fachlich unbeteiligten Menschen übertragen.
Verfügbarkeit besteht aus mehreren Prüfungen
Danach zählt der konkrete Zeitpunkt. Der hinterlegte Arbeitsrhythmus muss den Termin abdecken, einschließlich begrenzter oder zweiwöchentlicher Zeiten. Zusätzlich dürfen weder eine eigene Abwesenheit noch ein anderer Termin mitsamt Puffer im Weg stehen. Erst aus Projektzugehörigkeit und tatsächlicher Verfügbarkeit entsteht eine passende Vertretung.
Eine offene Anfrage gibt dem Team die Wahl
Ist noch keine Vertretung abgesprochen, erzeugt das System einen einmalig nutzbaren Übernahmelink. Die Information geht an das Projektteam und an die vorgesehenen administrativen Empfänger. Der Link allein reicht jedoch nicht: Übernehmen kann nur eine Person aus dem Projekt, die zum Termin tatsächlich verfügbar ist. Sobald ein berechtigtes Teammitglied den Termin annimmt, verliert der Link seine Gültigkeit.
Eine abgesprochene Vertretung lässt sich gezielt auswählen
Wurde die Übernahme bereits mit einer bestimmten Person besprochen, kann der Termin direkt an sie gerichtet werden. Liegt er noch mindestens 24 Stunden in der Zukunft und ist die Person verfügbar, wird er übertragen und sie erhält eine Information. Bei einer kurzfristigeren Übergabe muss sie die Übernahme über den persönlichen Link bestätigen. Projektzugehörigkeit, Verfügbarkeit und mögliche Überschneidungen werden dabei erneut geprüft. So wird aus der Vertretung keine stille Weitergabe, sondern eine nachvollziehbare Übernahme.
Lesen, wie die Abwesenheitsverwaltung entstand
Wie sieht der Ablauf bei Ihnen aus?
Ich schaue mir mit Ihnen an, wie Flexi-Planner Ihre Arbeit konkret unterstützen kann. Bringen Sie gern ein Beispiel aus Ihrem Alltag mit.
Beratung zu Ihrem Ablauf anfragen