Telefonisch vereinbart, digital reserviert
Telefonische Absprachen lassen sich stellvertretend erfassen, damit sie gemeinsam mit selbstständigen Buchungen im selben Reservierungsbestand stehen.
Entwicklungsbeginn laut Projekthistorie. Beitrag vom ; beschrieben ist der aktuelle Funktionsstand.
Eine telefonische Absprache sollte nicht auf einem Zettel enden
Nicht jede Reservierung beginnt mit einer selbstständigen Online-Buchung. Manchmal ruft jemand an, fragt nach einem Raum oder Gerät und stimmt den passenden Zeitraum direkt im Gespräch ab. Bleibt diese Vereinbarung anschließend nur in einer Notiz oder im Gedächtnis, fehlt sie im gemeinsamen Buchungsstand.
Zwei Wege führen in denselben Buchungsbestand
Die Person am Telefon kann die öffentliche Buchungsoberfläche öffnen und die Reservierung stellvertretend mit den Angaben der anrufenden Person erfassen. Dafür muss sie nicht selbst zu dem Reservierungsprojekt gehören. Wer für den betreffenden Bereich die passenden Rechte besitzt, kann die Buchung zusätzlich direkt im Backend anlegen.
Stellvertretend buchen heißt nicht, die Belegung zu umgehen
Auch eine telefonisch vereinbarte Reservierung landet im zentralen Bestand. Raum oder Gerät, Zeitraum und vorhandene Belegungen werden weiterhin berücksichtigt. Ist die Ressource bereits vergeben, lässt sich die Überschneidung nicht dadurch umgehen, dass eine andere Person die Buchung einträgt.
Der Buchungsweg ist zweitrangig
Entscheidend ist, dass selbstständige Online-Buchungen und telefonisch getroffene Vereinbarungen nicht in getrennten Listen geführt werden. Sobald beide im selben Reservierungsbestand stehen, sehen die Beteiligten denselben Belegungsstand und weitere Anfragen können darauf Rücksicht nehmen.
Mehr zum vollständigen Ablauf lesen
Wie sieht der Ablauf bei Ihnen aus?
Ich schaue mir mit Ihnen an, wie Flexi-Planner Ihre Arbeit konkret unterstützen kann. Bringen Sie gern ein Beispiel aus Ihrem Alltag mit.
Beratung zu Ihrem Ablauf anfragen