Persönlicher Kalender: eigene Termine zusätzlich zu Projekten anbieten
Der persönliche Kalender ergänzt das Benutzerkonto um einen eigenen Buchungsweg – getrennt von den gemeinsamen Angeboten der Projekte.
Entwicklungsbeginn laut Projekthistorie. Beitrag vom ; beschrieben ist der aktuelle Funktionsstand.
Ein zusätzlicher Kalender für die eigene Arbeit
Wer in einem oder mehreren Projekten mitarbeitet, nutzt das persönliche Konto zunächst, um die dafür benötigten Zeiten und Verfügbarkeiten zu pflegen. Der persönliche Kalender kommt als zusätzliche Möglichkeit hinzu. Er ist kein weiteres gemeinsames Projekt, sondern ein eigener Buchungsweg, den die jeweilige Person für ihre Arbeit nutzen kann.
So lassen sich zum Beispiel eigene Gesprächstermine, Termine im Außendienst oder andere persönliche Angebote planbar machen. Ob dieser Kalender angeboten wird und wofür er eingesetzt wird, wird bewusst eingerichtet.
Persönliches Angebot und Projekte bleiben getrennt
Zeiten für ein gemeinsames Projekt gehören weiterhin zu diesem Projekt. Der persönliche Kalender bildet davon getrennte Angebote mit einem eigenen Buchungsformular ab. Dadurch lässt sich der zusätzliche Kalender nutzen, ohne die Zuständigkeiten oder Buchungswege der Projekte miteinander zu vermischen.
Auch die Verwaltung bleibt persönlich: Normale Admins entscheiden nur beim Anlegen eines Kontos, ob der persönliche Kalender freigeschaltet wird. Danach verwaltet die jeweilige Person ihre Einstellungen, Zeiten und Termine selbst. Lediglich der technische Support kann bei einem konkreten Problem gezielt eingreifen.
Freie Zeit ist nicht automatisch buchbare Zeit
Ein leerer Kalenderabschnitt bedeutet noch nicht, dass dort öffentliche Termine stattfinden sollen. Die Person legt gezielt fest, welche Zeiten sie im persönlichen Kalender anbietet. Bereits gebuchte Termine und passende Abwesenheiten begrenzen anschließend die Auswahl.
Ein Beispiel: Eine Mitarbeiterin pflegt ihre Zeiten für verschiedene VHS-Projekte und bietet zusätzlich dienstags eigene Gespräche an. Für eine Fortbildung trägt sie eine Abwesenheit ein. Persönliche und projektbezogene Abläufe bleiben dabei fachlich getrennt, damit jeder Blocker im vorgesehenen Zusammenhang berücksichtigt wird.
Puffer gehören zur Planung
Gespräche brauchen Vorbereitung und manchmal einen Raumwechsel. Planen Sie Terminlänge und verfügbare Zeitfenster deshalb anhand des tatsächlichen Arbeitstags. Beim Bearbeiten bestehender Termine prüft Flexi-Planner unter anderem Überschneidungen und relevante Abwesenheiten. Die fachliche Entscheidung, welche Zeiten angeboten werden, bleibt beim Team.
Eine Ergänzung, kein Ersatz für Projekte
Wenn mehrere Mitarbeitende gemeinsam ein Angebot abdecken, bleibt das Buchungsprojekt der passende Ausgangspunkt. Der persönliche Kalender ist das zusätzliche Werkzeug für Termine, die eine Person unabhängig von diesen Projekten selbst anbietet. So entsteht aus dem persönlichen Konto ein eigener nutzbarer Kalender, ohne die gemeinsamen Projektabläufe zu ersetzen.
Wie sieht der Ablauf bei Ihnen aus?
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