Einzelrechte für Beratungsangebote: Zugriff nur dort, wo er gebraucht wird

Eine Aufgabe gilt nicht automatisch für alle Angebote

Eine Mitarbeiterin kann für die Sprachkursberatung zuständig sein, ohne auch die Termine aller anderen Beratungsangebote sehen oder bearbeiten zu müssen. Allgemeine Rollen allein beantworten diese Frage nicht vollständig. Neben der Tätigkeit muss deshalb auch feststehen, für welches konkrete Angebot sie ausgeübt werden darf.

Rollen und Einzelrechte beantworten zwei verschiedene Fragen

Eine Rolle bündelt wiederkehrende Aufgaben und kann mehreren Benutzerkonten zugewiesen werden. Ein Einzelrecht begrenzt den Zugriff zusätzlich auf ein bestimmtes Beratungsprojekt oder eine einzelne Ressource. Vereinfacht gesagt: Die Rolle beschreibt, was jemand grundsätzlich tun soll. Die einzelne Freigabe bestimmt, wo diese Person es tun darf.

Ein Beispiel aus zwei Beratungsangeboten

Eine Volkshochschule bietet eine Sprachkursberatung und eine Beratung zur beruflichen Weiterbildung an. Eine neue Kollegin arbeitet ausschließlich in der Sprachkursberatung. Sie erhält deshalb nur für dieses Angebot Zugriff. Das zweite Beratungsangebot erscheint für sie nicht als zusätzlicher Arbeitsbereich, nur weil es zur selben Volkshochschule gehört.

Auch innerhalb eines Angebots bleiben Aufgaben getrennt

Für ein Beratungsprojekt lässt sich weiter unterscheiden, ob jemand es nur ansehen, Inhalte bearbeiten, Termine oder Verfügbarkeiten pflegen oder das zugehörige Team verwalten darf. Eine Vertretung kann dadurch zum Beispiel Termine bearbeiten, ohne gleichzeitig Texte, Einstellungen oder Rechte anderer Personen verändern zu können.

Zugriff folgt der tatsächlichen Zuständigkeit

Kommt ein weiteres Beratungsangebot zum Aufgabenbereich hinzu, kann es gezielt ergänzt werden. Endet eine Vertretung, wird nur diese Freigabe wieder entfernt. So muss ein Benutzerkonto weder vorsorglich alles sehen noch für jede kleine Aufgabe zum Administrator werden.

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