Rollen und Rechte: Warum nicht jeder ein Administrator sein muss
Wie sich einzelne Berechtigungen zu wiederverwendbaren Rollen bündeln und passend zu den Aufgaben im VHS-Team vergeben lassen.
Entwicklungsbeginn laut Projekthistorie. Beitrag vom ; beschrieben ist der aktuelle Funktionsstand.
Nicht jede Aufgabe braucht einen Administrator
In einer Volkshochschule arbeiten viele Menschen mit denselben digitalen Abläufen, aber nicht mit denselben Aufgaben. Eine Person koordiniert Beratungstermine, eine andere bearbeitet Raumanfragen und eine dritte kümmert sich um technische Meldungen. Trotzdem wird im Alltag schnell ein weitreichender Administratorzugang vergeben, weil die benötigten Rechte sonst für jedes Konto einzeln zusammengesucht werden müssten.
Rechte beschreiben einzelne Tätigkeiten
Ein Recht legt möglichst genau fest, was jemand tun darf. Dazu gehört zum Beispiel, Termine anzusehen, Buchungen zu bearbeiten oder ein Info-Board zu pflegen. Administratoren können daraus den Zugang zusammenstellen, der zu einer tatsächlichen Aufgabe passt, ohne deshalb alle Bereiche freizugeben.
Rollen machen diese Zusammenstellung wiederverwendbar
Werden bestimmte Rechte regelmäßig gemeinsam benötigt, lassen sie sich in einer eigenen Rolle bündeln. Eine Rolle wie „Beratung“ kann dann allen Mitarbeitenden zugewiesen werden, die dieselben Aufgaben übernehmen. Die Rechte müssen nicht bei jedem neuen Benutzerkonto erneut ausgewählt werden.
Ändert sich der Aufgabenbereich später, wird die Rolle an einer Stelle angepasst. Damit bleibt für die Verwaltung nachvollziehbar, welche Personengruppe welche Möglichkeiten erhalten soll. Persönliche Konten bleiben trotzdem wichtig: Die Rolle beschreibt die Aufgabe, das Konto zeigt, wer tatsächlich gehandelt hat.
Ein Beispiel aus der Beratung
Neue Mitarbeitende in der Beratung benötigen vielleicht Zugriff auf die zugehörigen Termine und Verfügbarkeiten, aber nicht auf Systemeinstellungen oder die Verwaltung anderer Bereiche. Statt sie zu Administratoren zu machen, erhalten sie die vorbereitete Beratungsrolle. Kommt später eine weitere Person hinzu, kann dieselbe Rolle erneut verwendet werden.
Rollen ersetzen nicht die regelmäßige Prüfung
Auch ein gut vorbereitetes Rollenmodell muss zu den aktuellen Zuständigkeiten passen. Bei einem Teamwechsel oder einer Vertretung sollte deshalb geprüft werden, welche Rolle noch benötigt wird. So bleibt der Zugang an die Aufgabe gebunden, während die Verwaltung der Rechte überschaubar bleibt.
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