Vom Supportformular zum Ticketsystem für die VHS
Wie aus einer direkten Fehlermeldung erst ein Gesprächsverlauf und später ein allgemeiner Meldeweg mit Zuständigkeiten und QR-Zugang entstand.
Entwicklungsbeginn laut Projekthistorie. Beitrag vom ; beschrieben ist der aktuelle Funktionsstand.
Der Anfang war eine direkte Supportmeldung
Am Anfang stand mein eigener Support für Flexi-Planner. Wer einen Fehler bemerkte, sollte nicht erst eine freie E-Mail formulieren und überlegen müssen, wohin sie gehört. Die Meldung konnte deshalb direkt aus der Anwendung abgeschickt werden. In der ersten Ausbaustufe kam sie trotzdem noch als E-Mail bei mir an.
Aus der Meldung wurde ein Gespräch
Eine Nachricht allein reicht selten aus. Vielleicht fehlt eine Information, eine Rückfrage entsteht oder die meldende Person wartet auf den Bearbeitungsstand. Deshalb bekam die Supportmeldung ein Ticketsystem mit eigenem Gesprächsverlauf. Rückfragen und Antworten bleiben seitdem am Vorgang, und auch der Status zeigt, ob gerade auf den Support oder auf eine Rückmeldung gewartet wird.
Warum nur für den Flexi-Planner?
Aus dem Supportweg entstand bald die nächste Frage: Wenn sich technische Probleme auf diese Weise nachvollziehbar klären lassen, warum sollte derselbe Ablauf nicht auch für andere Anliegen funktionieren? Daraus wurde Flexi-Ticket als eigenes Modul. Ein ausgefallener Beamer, eine beschädigte Scheibe oder eine organisatorische Rückfrage können damit denselben klaren Weg nehmen, ohne über mehrere Postfächer und mündliche Zwischenstationen verteilt zu werden.
Der QR-Code verkürzt auch den ersten Weg
Die Verallgemeinerung führte schließlich zum externen Meldeweg. Ein QR-Code am Raum oder Gerät kann direkt zum passenden Formular führen, ohne dass die meldende Person ein internes Konto benötigt oder die zuständige Stelle kennen muss. Aus der Meldung entsteht ein Ticket für die vorgesehene Gruppe; interne Tickets und Kommentare bleiben geschützt.
Der Zusammenhang bleibt am Vorgang
Heute verbindet das Modul die ursprüngliche Meldung mit Zuständigkeit, Gesprächsverlauf, Status und Anhängen. Ein Foto kann zeigen, was die Person vor Ort gesehen hat; eine spätere Rückfrage bleibt direkt daneben. Die Grundidee ist dabei dieselbe geblieben: Ein Anliegen soll dort weiterbearbeitet werden können, wo es gemeldet wurde, statt für jeden nächsten Schritt wieder in eine E-Mail auszuweichen.
Lesen Sie weiter, wie Störungen und Feedback ohne internes Konto gemeldet werden können.
Wie sieht der Ablauf bei Ihnen aus?
Ich schaue mir mit Ihnen an, wie Flexi-Planner Ihre Arbeit konkret unterstützen kann. Bringen Sie gern ein Beispiel aus Ihrem Alltag mit.
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