Terminerinnerungen: klare Informationen vor der Beratung

Eine Erinnerung muss etwas klären

Wer einen Beratungstermin vor mehreren Tagen gebucht hat, braucht kurz vorher vor allem drei Informationen: Wann beginnt das Gespräch, wo findet es statt und was wird benötigt? Eine hilfreiche Erinnerungsnachricht beantwortet diese Fragen knapp. Wir unterstützen zeitgesteuerte Hinweise, damit diese Informationen nicht für jeden Termin einzeln versendet werden müssen.

Kunden und Mitarbeitende getrennt berücksichtigen

Bei neuen Buchungen können Kundinnen und Kunden Erinnerungen am Termintag, eine Stunde oder 15 Minuten vorher auswählen. Ohne Auswahl wird keine Kundenerinnerung eingerichtet. Die Einstellungen für die zuständige Person werden separat über das Projekt gesteuert. Bereits vorhandene Buchungen behalten ihre bisherigen Einstellungen.

Nicht jede Erinnerung ist für jeden Termin sinnvoll

Für ein Gespräch vor Ort kann ein Hinweis am Termintag hilfreich sein. Eine Nachricht 15 Minuten vorher eignet sich eher als kurzer letzter Hinweis. Besprechen Sie deshalb, welche Inhalte zu welcher Situation passen. Mehr Nachrichten bedeuten nicht automatisch bessere Vorbereitung.

Auch Verschieben und Absagen gehören dazu

Wird ein Termin bearbeitet, müssen die Angaben aus der Buchung und die neue Zeit zusammenpassen. Bei hinterlegter Kundenadresse wird für eine Terminverschiebung eine Nachricht eingeplant. Eine Absage sollte verständlich erläutern, wie ein neuer Termin vereinbart werden kann. Prüfen Sie diese Abläufe bei der Einrichtung mit einem Testtermin.

Kommt eine Nachricht sekundengenau an?

Der Versand wird zeitgesteuert verarbeitet und hängt auch vom E-Mail-System ab. Eine Erinnerung ist daher keine Garantie für eine sekundengenaue Zustellung. Ich prüfe mit Ihnen die Einstellungen und Formulierungen, bevor Sie den Ablauf für Ihre Beratung einsetzen.

Passendes Modul kennenlernen