Reservierungen auswerten: Belegungen richtig einordnen

Welche Frage soll die Auswertung beantworten?

Bevor Sie Zahlen vergleichen, benennen Sie den Anlass: Sind bestimmte Räume häufig reserviert? An welchen Tagen häufen sich Buchungen? Werden viele Reservierungen wieder storniert? Die Reservierungsanalyse bietet dazu Kennzahlen und Ansichten auf Basis der erfassten Buchungen.

Mehrere Kennzahlen zusammen lesen

Wir unterscheiden unter anderem aktive und stornierte Reservierungen und ermitteln reservierte Stunden sowie die durchschnittliche Buchungsdauer. Ergänzend lassen sich Verteilungen nach Ressource und zeitliche Verläufe betrachten. Zehn kurze Buchungen und zwei ganztägige Reservierungen sagen jeweils etwas anderes über die Nachfrage aus.

Ein Beispiel für die Raumplanung

Eine VHS betrachtet ihre Besprechungsräume für einen klar abgegrenzten Monat. Ein Raum hat besonders viele Buchungen, ein anderer mehr reservierte Stunden. Bevor daraus eine Entscheidung entsteht, prüft das Team Größe, Ausstattung und Öffnungszeiten. Vielleicht werden die Räume für sehr unterschiedliche Zwecke verwendet.

Reserviert bedeutet nicht tatsächlich genutzt

Die Auswertung beschreibt die im System gespeicherten Reservierungen. Sie belegt nicht automatisch, dass jede gebuchte Stunde tatsächlich genutzt wurde. Auch ein Vergleich mit der gesamten verfügbaren Kapazität braucht einen passenden Bezugsrahmen. Eine Buchungszahl allein sollte deshalb nicht als vollständige Auslastungsquote bezeichnet werden.

Vom Überblick zur Entscheidung

Wählen Sie einen vergleichbaren Zeitraum und berücksichtigen Sie Ferien, Veranstaltungen und Stornierungen. Besprechen Sie Auffälligkeiten mit den Personen, die die Ressourcen betreuen. Ich helfe Ihnen, die Auswertung mit einer konkreten organisatorischen Frage zu verbinden. So werden Kennzahlen zu einer nachvollziehbaren Grundlage für die weitere Planung.

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