Buchungsformulare: die richtigen Fragen vor dem Termin stellen
Mit passenden Feldern und wenigen Pflichtangaben erfassen Sie genau die Informationen, die Ihre Beratung, interne Reservierung oder Raumanfrage benötigt.
Entwicklungsbeginn laut Projekthistorie. Beitrag vom ; beschrieben ist der aktuelle Funktionsstand.
Jede Frage braucht einen Zweck
Eine Terminbuchung soll einfach bleiben. Gleichzeitig möchte das Beratungsteam wissen, worum es im Gespräch geht. Mit dem Formular-Designer gestalten Sie das Formular passend zu Ihrem Ablauf. Sie wählen nicht nur Textfelder, E-Mail-Felder, Auswahllisten oder Checkboxen aus, sondern bestimmen auch Reihenfolge, Breite, Pflichtangaben und weitere Feldeigenschaften. Welche Informationen Sie erheben und wie Sie diese anordnen, entscheiden Sie anhand des konkreten Angebots.
Ein Formular für die Sprachberatung
Für ein erstes Gespräch könnten Name, Kontaktadresse und Beratungsanlass genügen. Eine Auswahlliste hilft, wiederkehrende Anliegen einzuordnen. Ein optionales Textfeld lässt Raum für ergänzende Fragen. Ausführliche persönliche Unterlagen sollten Sie nicht allein deshalb abfragen, weil sich dafür ein weiteres Feld anlegen lässt.
Pflichtfelder bewusst einsetzen
Markieren Sie nur Angaben als verpflichtend, ohne die der nächste Arbeitsschritt nicht möglich ist. Beschriften Sie jedes Feld verständlich und erläutern Sie ungewöhnliche Fragen. Platzhalter sind Beispiele für eine Eingabe; sie ersetzen keine sichtbare Beschriftung. Feldreihenfolge und Breite lassen sich anpassen, damit zusammengehörige Angaben verständlich angeordnet sind.
Vom Bildschirm zum echten Ablauf
Testen Sie das Formular auf einem kleinen Bildschirm und mit der Tastatur. Lassen Sie eine Person aus dem Team eine vollständige Anfrage absenden und kontrollieren Sie anschließend, ob die Angaben an der benötigten Stelle ankommen. Bei öffentlichen Raumanfragen sind zusätzliche Einstellungen wie Teilnehmerzahl oder preisrelevante Felder an den jeweiligen Raumablauf gebunden.
Gilt dieselbe Konfiguration überall?
Auch bei internen Reservierungen reicht eine Kontaktadresse allein nicht immer aus. Wenn eine Einrichtung Räume für Kurse und Besprechungen nutzt, hilft der Verwendungszweck bei der Vorbereitung. Wir ermöglichen deshalb ein eigenes Buchungsformular je Reservierungsprojekt. Zusätzliche Antworten bleiben bei der Buchung erhalten und erscheinen in der Verwaltung und in der Bestätigungsmail. Die Zuordnung von Name und E-Mail sorgt dafür, dass Kontakte und das automatische Ausfüllen auch bei individuell beschrifteten Feldern funktionieren.
Der Umstieg beginnt mit dem vertrauten Ablauf: Bestehende Projekte erhalten automatisch das bisherige Formular als Vorlage „Standard (Reservierung)“ ihrer Einrichtung. Von dort aus kann die Einrichtung gezielt weitere Fragen ergänzen oder ein anderes Formular auswählen. Bereits gespeicherte Buchungen behalten ihre Angaben.
Für das Team kann eine Kursnummer im Belegungsplan hilfreicher sein als eine Kontaktadresse. Wir ermöglichen deshalb die Auswahl mehrerer Formularangaben, die bei belegten Buchungen erscheinen sollen. Die Einrichtung entscheidet, welche Angaben dabei helfen. Diese Informationen sehen ausschließlich angemeldete Personen derselben Einrichtung; ein PIN-Zugang allein zeigt nur die Belegung.
Interne Reservierungen kennenlernen
Nicht jede besondere Feldfunktion wird in jedem Modul gleich ausgewertet. Ein Preisfeld für eine Raumanfrage macht aus einem Beratungsformular beispielsweise keinen Bezahlvorgang. Ich helfe Ihnen, Fragen und Feldtypen passend zum jeweiligen Einsatz auszuwählen.
Wie sieht der Ablauf bei Ihnen aus?
Ich schaue mir mit Ihnen an, wie Flexi-Planner Ihre Arbeit konkret unterstützen kann. Bringen Sie gern ein Beispiel aus Ihrem Alltag mit.
Beratung zu Ihrem Ablauf anfragen