30 Konten anlegen? Wie die Einladungsfunktion entstand

30 Personen und eine praktische Erleichterung

Die Idee für die Einladungsfunktion entstand im Gespräch mit einer Schule. Dort sollten rund 30 Personen einen Zugang bekommen, um das Autofill bei Reservierungen nutzen zu können. Wer angemeldet ist, muss Name und E-Mail-Adresse im Reservierungsformular nicht jedes Mal neu eingeben: Die Angaben werden aus dem eigenen Konto übernommen.

Für die einzelnen Personen war das eine praktische Erleichterung. Für den Mitarbeiter, der die Zugänge vorbereiten sollte, bedeutete es zunächst zusätzliche Arbeit. 30 Benutzerkonten anzulegen und die Daten für alle zusammenzutragen, erschien ihm mühsam.

Ein Import hätte die Vorarbeit nicht erspart

Ich bot zunächst an, die Daten zu importieren. Damit hätte der Mitarbeiter die Konten nicht einzeln im Flexi-Planner anlegen müssen. Seine Rückmeldung war jedoch, dass auch eine Excel-Liste ähnlich aufwendig wäre. Die Informationen hätten weiterhin gesammelt und für jede Person eingetragen werden müssen.

Sein Wunsch war deshalb, dass die Personen ihre Angaben selbst vervollständigen. Das passte gut zum Anlass: Wer das Autofill nutzen möchte, kann auch das eigene Profil fertig einrichten. Der Mitarbeiter sollte dafür nicht sämtliche Daten vorbereiten müssen.

Von der Registrierung zur Einladung

Mein erster Gedanke im Gespräch war eine Registrierung: Die Personen könnten sich selbst ein Konto anlegen und ihre Daten eintragen. Daraus entstand dann die Idee, ihnen stattdessen eine Einladung zu schicken. So stand bereits fest, zu welcher Einrichtung der Zugang gehört, und die Schule konnte gezielt die vorgesehenen Personen ansprechen.

Eine öffentliche Selbstregistrierung kam später zusätzlich hinzu. Für die ursprüngliche Anforderung der Schule blieb die Einladung jedoch der passende Weg. Heute konzentrieren wir den Einstieg auf die Einrichtung: Berechtigte Mitarbeitende legen Konten an oder laden Personen ein. Die öffentliche Selbstregistrierung entfällt; vorhandene Konten bleiben bestehen.

Die Eingeladenen machen ihr Profil selbst fertig

Für eine Einladung werden Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse angegeben. Die eingeladene Person erhält eine E-Mail, legt über den Aktivierungslink ihr eigenes Passwort fest und vervollständigt nach der Anmeldung ihr Profil. Ein vorgegebenes Passwort wird nicht verschickt.

Auch der Benutzername soll den Einstieg erleichtern. Wir verwenden dafür zuerst den vollständigen Vor- und Nachnamen mit einem Leerzeichen, einschließlich Umlauten. Bei Namensgleichheit nutzen wir die E-Mail-Adresse. Ist auch diese bereits als Benutzername vergeben, ergänzen wir den vollständigen Namen um eine Zufallszahl. Die Einladungsmail nennt den vergebenen Benutzernamen; bei einer erneuten Einladung bleibt er erhalten.

Damit konnte der Mitarbeiter die vorgesehenen Personen jeweils einladen und ihnen die weitere Einrichtung überlassen. Wer Interesse am Autofill hat, nimmt die Einladung an und macht den eigenen Zugang fertig. Die Arbeit, alle Profile vollständig einzurichten, bleibt dadurch nicht bei einer einzigen Person hängen.

Ein geregelter Einstieg für die Einrichtung

Ein persönlich weitergegebenes Startpasswort ist nur der erste Zugang. Direkt angelegte Mitarbeitende ersetzen es beim ersten Login verpflichtend durch ein neues persönliches Passwort. Ihre vorbereiteten Profilangaben bleiben erhalten. Bei einer Einladung wird das persönliche Passwort schon über den Aktivierungslink festgelegt.

Beim neuen persönlichen Passwort soll niemand erst nach dem Speichern erfahren, welche Anforderung noch fehlt. Wir zeigen die Regeln deshalb direkt im Profil an und markieren erfüllte Anforderungen schon beim Tippen grün mit einem Haken. Auch die Bestätigung wird dabei geprüft. Falls dennoch etwas fehlt, erklärt eine deutsche Meldung den Grund statt eines technischen Fehlercodes.

Was bei der Anlage schon erfasst wurde, soll niemand beim ersten Login noch einmal eintragen müssen. Wir erhalten diese Angaben deshalb auch bei der Profilvervollständigung. Fehlende Kontakt- und Adressdaten belegen wir mit den Daten der zugehörigen Einrichtung vor. Das Profil kann damit dienstlich genutzt werden, ohne eine private Adresse vorauszusetzen.

Eine Einladung passt besonders dann, wenn die Menschen ihre Angaben selbst ergänzen möchten. Manchmal richtet eine Verwaltung den Zugang jedoch direkt mit der betreffenden Person ein. Deshalb bieten wir beide Wege nebeneinander an: Mitarbeitende einladen oder direkt anlegen. Bei der direkten Anlage versenden wir keine E-Mail, sondern zeigen ein automatisch erzeugtes Startpasswort einmalig zur persönlichen Weitergabe an. So kann die Einrichtung den passenden Einstieg wählen.

Ist das Kontingent ausgeschöpft, zeigen wir den Hinweis direkt im Einladungsdialog und erhalten die eingegebenen Angaben. Für eine erneute Einladung an ein bereits vorbereitetes Konto ist kein weiterer Nutzerplatz nötig.

Auch wenn alle gebuchten Nutzerplätze belegt sind, muss das Team seine vorhandenen Konten weiter pflegen können. Wir haben deshalb eine fehlerhafte Sperre beim Bearbeiten korrigiert. Ein volles Kontingent begrenzt zusätzliche Konten; beim Einladen neuer Personen nennt die Meldung die ausgeschöpften Plätze. Die Bearbeitung vorhandener Konten bleibt mit den entsprechenden Rechten möglich.

Wir haben diesen Ablauf weiter abgesichert. Ein Aktivierungslink gilt vier Wochen und kann einmal verwendet werden. Eine erneute Einladung ersetzt die bisherigen offenen Links; ein abgebrochener Link verliert seine Gültigkeit. Bis zur Aktivierung bleibt das vorbereitete Konto gesperrt.

Ein Kontozugang bringt außerdem nicht automatisch Verwaltungsrechte mit sich. Projektzuordnungen und zusätzliche Befugnisse werden gezielt vergeben. Eine Einladung zu einem Projekt ist ein eigener Schritt für eine Person mit einem bereits aktiven Konto derselben Einrichtung. Mehr dazu erläutern wir im Beitrag über Rollen und Rechte im Team.

Für ein später vergessenes Passwort gibt es die separate Passwortwiederherstellung. Die ursprüngliche Idee bleibt dabei dieselbe: Die Einrichtung lädt ein, und die Menschen, die den Zugang nutzen möchten, vervollständigen ihre Daten selbst.